L’importance d’un entonnoir de ventes à jour

Collaboration – 3 juin 2014

Qui n’a jamais entendu parler d’un entonnoir de ventes? Qui, dans le domaine des ventes, ne s’en sert pas? Tous les entrepreneurs devraient utiliser cet outil pour gérer les prévisions de vente, mais combien négligent cet outil fantastique pour obtenir des prévisions éclairées? Voici quelques rappels élémentaires issus de situations tirées du quotidien.

Mise à jour des opportunités

Dès les premiers instants d’un nouveau mandat de gestion de la force de vente, mon premier réflexe est de consulter dans le CRM ou via les feuilles Excel de l’entreprise le graphique de l’entonnoir de ventes ou en anglais, le sales funnel. Trop souvent hélas, les opportunités ne sont pas à jour et le graphique présente des données de plus de 60 jours…

Un entonnoir de ventes devrait indiquer le futur des ventes et non le passé. Comment se fait-il qu’une proposition avec une date de signature prévue en mars soit toujours au tableau alors que nous sommes au mois de juin? Est-ce que le représentant a fait son suivi?

Même si le projet est reporté, il faut garder l’entonnoir à jour et faire son possible pour savoir quand ledit projet devrait se concrétiser. Un directeur des ventes ne devrait pas se préoccuper des suivis de ses représentants, mais plutôt s’attarder sur les raisons pour lesquelles un projet est reporté. S’il est reporté de nombreuses fois, il doit aussi se poser les bonnes questions pour valider si l’opportunité tient toujours.

À noter aussi que plusieurs entreprises omettent d’inclure les opportunités de leurs agents ou ne sont pas aussi assidues avec eux. Ces agents sont votre force de vente par extension. Ce n’est pas parce qu’ils sont à distance ou dans un autre fuseau horaire qu’ils ne peuvent pas mettre à jour leurs opportunités.

Ce n’est pas un luxe, toute entreprise qui suit de ses ventes dans un CRM ou avec un autre moyen doit sans exception avoir des données à jour de ses opportunités. Le laxisme du côté des mises à jour est le présage d’un suivi des ventes tout aussi laxiste…

Qualification des opportunités

L’autre élément que l’on constate parfois, c’est un entonnoir de ventes avec trop d’opportunités moyennement ou simplement non qualifiées. Il faut faire la distinction entre un projet et une réelle opportunité. Ainsi, certaines opportunités ne méritent simplement pas d’exister dans l’entonnoir de ventes.

Pour qualifier une opportunité qui mérite d’être inscrite, il faut qu’elle réponde à 5 critères :

  1. Qu’on puisse l’identifier, lui donner un nom de projet, un objet clair
  2. Qu’un prix (réaliste) soit indiqué
  3. Qu’une date de signature du mandat, de commande soit spécifiée
  4. Type : Demande d’information (RFI), Appel de proposition (RFP), Proposition (RFQ)
  5. Pourcentage : sur une échelle de 1 à 5 ou en pourcentage, quelles sont les chances de remporter la commande.

Au cours du recensement des opportunités, il se peut que certaines doivent être rayées, car elles ne répondent plus aux critères. Au moment de les inclure dans le système, le client était peut-être sincère, mais après quelques semaines ou quelques mois, les conditions ou les besoins ont pu changer. Un bon suivi de la part du représentant permet d’aider à éliminer ces opportunités ou les redéfinir.

Mieux vaut un entonnoir de ventes réaliste et sincère que des prévisions trop optimistes, qui créent des attentes trop hautes donc des déceptions trop fortes.

Voici une petite astuce, essayez de morceler les grands projets en plusieurs opportunités dans le temps. Indiquer une opportunité d’une valeur globale de 200,000 $ qui comporte plusieurs mandats devrait plutôt être indiquée selon les mandats dans l’ordre chronologique. Sur le plan de la planification financière, c’est plus juste. Sur le plan des attentes des ventes aussi. Et en tant que représentant, gagner plusieurs mandats, disons de 50,000 $ est plus positif que de déclarer avoir gagné seulement une fraction d’un mandat de 200,000 $.

Les bénéfices d’un entonnoir « propre »

Enfin, grâce à des données à jour, le rôle du directeur des ventes n’est plus celui d’agent de police qui surveille si les représentants ont entré leurs données, mais celui de conseiller stratégique en appui aux ventes.

Par exemple, il peut aider à repérer immédiatement les opportunités qui méritent une attention particulière à court terme pour en faciliter dénouement. Il en est de même pour les opportunités qui ne se sont pas encore converties. Il est important de les traiter rapidement pour ne pas les laisser filer. Les opportunités moins urgentes viendront plus tard.

Ainsi, les réunions de vente sont courtes, portent sur les actions à prendre à court et moyen terme avec un œil sur le plus long terme.

Un entonnoir de ventes à jour, c’est la base d’une équipe de ventes performante et un outil essentiel pour la direction afin de mieux prévoir ce qui viendra au cours des prochains mois.

À quand remonte votre dernière mise à jour et à quelle fréquence actualisez-vous vos données? N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’un coup de pouce.

Bonne vente!

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