Comment facilement analyser une base de données avec Excel

En analyse de bases de données, des outils pas mal puissants (SPSS par exemple) sont disponibles. Cependant, ces outils peuvent nécessiter un certain nombre d’heures de formation et même des connaissances particulières (ex. : en statistiques)… bref, il faut maîtriser la force

(En passant les images dans cet article sont des .gifs. cliquez et voyez!)

Vous ne le savez pas, mais vous avez tous à portée de souris un outil d’analyse très puissant; fort probablement plus puissant que vous ne pouvez l’imaginer!

Voici quelques trucs pour vous aider à analyser efficacement une base de données (analyse des ventes par exemple) avec Excel.

Bien organiser sa base de données

Pour vous faciliter la vie, essayez autant que possible de regrouper l’information sous une seule feuille Excel. Aussi, identifiez clairement chacune de vos colonnes pour vous y retrouver facilement.

Pour pouvoir utiliser efficacement Excel en analyse de données, utilisez toujours cette rigueur :

• 1 enregistrement par ligne
• 1 information par colonne

Par exemple : vous désirez analyser les factures de l’année en cours. Voici un exemple de base de données à ne pas faire :

Lorsque vous tenterez de faire un tableau croisé dynamique, vous ne pourrez pas mettre ces résultats dans le temps, ni savoir la quantité par produit, et l’analyse par facture n’est pas possible. Voyons maintenant ce que vous devriez avoir :

Les formules Excel : la source de la force

Un vœu pieux d’arriver à une telle structure? Mais non! Excel vous offre tout plein de formules pour vous permettre d’y arriver sans taper le tout à la main. Voici quelques exemples :

• Comment séparer la quantité dans le champ Produit :
  • Créez une nouvelle colonne
  • Dans cette nouvelle colonne, saisissez la formule : (=gauche(A2;2))
  • Ce qu’elle fait : on dit à Excel d’aller chercher dans la cellule A2 les 2 premiers caractères. Vous pouvez facilement répliquer la formule à toute votre base de données en sélectionnant la cellule avec le coin inférieur droit et glisser vers le bas
• Comment séparer le champ date :
  • Il arrive parfois qu’au lieu d’avoir 16 janvier 2016, vous ayez une série de chiffre du genre d’affiché : 42385. Laissez-moi vous montrer quelque chose d’awesome :
  • Dans une cellule, saisissez la formule =annee(A2). Voilà; vous avez la date correspondante! Essayez avec la formule =mois(A2) ou =jour(A2), ça fonctionne aussi!
• Séparer de l’information :
  • Une autre fonction peut vous aider! Supposons que vous désirez séparer en 2 colonnes une information qui se structure toujours de la même façon : ex : 4 xyz, 3 abc. C’est constant : la quantité est toujours séparée par un espace. Sélectionnez vos données que vous désirez mettre sur 2 colonnes. Aller dans Données : convertir. Choisissez l’option délimitée, suivant, puis cochez espace. Voilà, vos données se séparent automatiquement sur 2 colonnes!
• Rechercher, remplacer :
  • Cette fonction est magique! Supposons que vous désirez remplacer dans toute votre colonne des points par des virgules, simple comme comme suit : sélectionnez vos données, aller dans l’onglet accueil puis rechercher remplacer. Entrez la valeur que vous désirez rechercher (ici les « . ») puis entrez la valeur que vous désirez voir apparaître à la place (ici les « , »). That’s it!
• Une fois terminé, si vous désirez convertir vos formules en valeur, sélectionnez vos cellules, faites copier, puis clic droit. Choisissez « Collage spécial », puis dans le menu choisissez « valeur ».

Utiliser la puissance des tableaux croisés dynamiques

Lorsque votre base de données est prête, sélectionnez l’ensemble des données puis allez dans l’onglet, insertion. Tableau croisé dynamique. Faits « Ok » puis vous verrez une feuille Excel se rajouter. Dans la fenêtre de droite, vous pouvez afficher les valeurs que vous souhaitez en ligne ou en colonne. Avec ces tableaux, vous pouvez transposer le tout en graphique. Pas mal pour vos prochaines présentations?

Truc : pour avoir l’air d’un pro, lorsque vous cherchez une solution avec une formule dans Excel… cherchez dans Google! Ex. :

• comment convertir un champs date dans Excel
• Comment faire XYZ dans Excel

La communauté « d’Excelleurs » est pas mal créative. Et vous aussi, allez finir par maîtriser Excel comme un maître!